مصطلح الميتاداتا هو مصطلح واسع بشكل كبير حيث يمكن أن يفهم في طرق مختلفة بواسطة مجتمعات مهنية متنوعة والتي تصمم وتخلق وتصف وتحفظ وتستخدم أنظمة ومصادر المعلومات ، حيث يستخدمه البعض للإشارة إلي المعلومات القابلة للفهم بواسطة الآلة ، بينما يستخدمه الآخرون فقط للتسجيلات التي تصف المصادر الإلكترونية .
ويستخدم مصطلح ميتاداتا في بيئة المكتبات عن أي خطة لوصف المصادر والتي تنطبق علي أي نوع من الكيانات سواء رقمية أو غير رقمية . قد تم تطوير خطط ميتاداتا أخري الآن لوصف أنواع متنوعة من الكيانات النصية أو غير النصية . وفيما يلي بعض التعريفات الرسمية المتاحة في أدب الموضوع عن مصطلح الميتاداتا :
1. بيانات تساعد في تحديد ووصف وبيان مكان أو موضع المصادر الإلكترونية الشبكية .
2. البيانات التي تصف المحتوي والصيغة أو الخصائص لسجلات البيانات أو مصادر المعلومات .
3. معلومات مبنية تصف وتوضح وتعين أو تجعل من السهل استرجاع واستخدام أو إدارة مصدر المعلومات ، غالباً ما يطلق علي الميتاداتا بيانات عن البيانات أو معلومات عن المعلومات ، أو ما وراء البيانات .
ويمكن أن نستخلص من التعريفات السابقة ما يلي :
1. أن الميتاداتا هي بيانات مهيكلة ، أي عناصر محددة سلفاً ، تصف خصائص مصادر المعلومات .
2. أن الغرض الأساسي منها ؛ هو :
· تحديد الهوية والوصف والمساعدة علي الاسترجاع فضلاً عن وظائف أخري مثل الإدارة و الحفظ والحقوق .
3. أنها ترتبط أساساً بالمصادر الإلكترونة الشبكية ، وإن امتد النطاق يشمل المصادر من كافة الأنواع .
أهمية الميتاداتا
1. تسهيل اكتشاف المصادر من خلال تحديد هويتها وأماكن تواجدها .
2. إمكانية التشغيل البيني Interoperabilityالذي يسمح بتبادل البيانات بأقل قدر من الوظائف والحد من ضياع المحتوى، وبصرف النظر عن اختلاف العتاد أو بيئة البرمجيات أو بنية البيانات أو واجهات التعامل.
3. توفير محددات رقمية ثابتة ومميزة تساعد في التمييز بين كل كيان معلوماتي وآخر.
4. ضمان إتاحة المصادر مستقبلاً من خلال تطوير الميتاداتا المعنية بالحفظ والاختزان التاريخي للمصادر الرقمية .
5. توثيق وتتبع معلومات مستويات حقوق النشر والاستنساخ .
أنواع الميتاداتا
يعد إيجاد وإتاحة المقتنيات الدور الرئيسي للميتاداتا في البيئة الإلكترونية ، وهذا متصل بالطبع مع الميتاداتا الوصفية ، ولكن هذا في الحقيقة نوع واحد فقط من الميتاداتا التي يمكن وضعها في الاعتبار ، حيث يوجد أنواع أخري فرضتها طبيعة المشروعات الرقمية .
من الممكن تصنيف الميتاداتا وفقاً لوظائفها إلي فئات محددة ، وفي الحقيقة هناك من يقسم الميتاداتا إلي ثلاث فئات واسعة ؛ وهي : وصفية وإدارية وبنائية وهو التصنيف الأكثر شيوعاً عن الميتاداتا ، ولكن هناك تصنيفات أخري أكثر تحديداً ، وعامة لا تملك هذه الفئات دائماً حدود فاصلة محددة بدقة وغالباً ما تعرض مستوي كبير من التداخل ، وفيما يي عرض لأكثر التصنيفات شيوعاً :
أولاً : الميتاداتا الوصفية :تمثل بيانات تعرف بالمصادر الإلكترونية ومحتوياتها الفكرية ؛ وهي تشتمل علي الأنواع التالية من المعلومات :
1. البيانات اتي تحدد هوية مصدر المعلومات ؛ مثل :
· العنوان / المؤلف / تاريخ الإنشاء / المعلومات المتعلقة بالمصدر النظري الذي اشتق منه الكيان الرقمي .
2. بيانات التنظيم الفكري ، مثل :
· الضبط الإستنادي .
3. بيانات الوصول الفكري ، مثل :
· رؤوس الموضوعات ، التصنيف .
ثانياً : الميتاداتا الإدارية : معلومات تستخدم لإدارة المواد وحفظها في المستودع ، كما تقدم معلومات عن متطلبات الإختزان وعمليات الانتقال ، وتساعد في الرقابة والاستنساخ .
ثالثاً : الميتاداتا البنائية : هي المعلومات المستخدمة أساساً لتخزين المواد الإلكترونية في المستودع ، وهي تساعد علي عرض وتصفح المصادر الإلكترونية ، كما تسمح بربط كل مادة من المواد بالأخرى لتكون وحدة منطقية من تلك المواد .
أهم المؤشرات مما سبق :
1. ليست جميع أنواع الميتاداتا مرئية للمستخدم ، بل أن الميتاداتا الوصفية هي الوحيدة الظاهرة له ، وهي التي يستخدمها عند تصفحه للمصادر الرقمية وعند محاولته إيجادها .
2. الميتاداتا الإدارية تستخدم عادة من قبل القائمين علي المجموعات .
3. الميتاداتا االبنائية تستخدم من قبل النظام .
الميتاداتا والفهرسة أولاً : أوجه التشابه :
1. الأهداف الأساسية واحدة ؛ وهي تقديم الوصف والوصول للمواد الإلكترونية .
2. الخصائص لكل المصادر الإلكترونية والمصادر الأخري .
ثانياً : أوجه الإختلاف :
1. الإنشاء : غير المهنيين في المكتبات مقابل المهنيين للفهرسة .
2. الغرض : لإكتشاف المصدر وليس مجرد الوصف .
3. المواد المغطاة : المصادر الإلكترونية مقابل مختلف المصادر .
4. طبيعة المواد : مصادر الإنترنت ليست لها حوامل مادية ، لكن من أهم ملامح الفهرسة الببليوجرافية الوصف المادي للمصدر .