الوثائق من النظام الورقي الي النظام الالكتروني
الوثائق من النظام الورقي إلى الإلكتروني
___________
الوثائق والمخطوطات هي من أهم المصادر التي يعتمد عليها في تدوين التاريخ، كما قال المؤرخ الفرنسي الشهير "ديكوما" في القرن الـ15 إنه "لا يوجد تاريخ بدون وثائق"، ما جعل شعوب العالم تهتم بجمعها وحفظها وإنشاء الدور والمراكز التي تؤمن استيعابها وصيانتها.
بدأت عملية حفظ الوثائق على الورق ثم الميكروفيلم، ومع ظهور تكنولوجيا الحاسبات بدأت تأخذ عمليات الحفظ صوراً متطورة باستخدام اسطوانات مختلفة التقنية والحجم تتسم بمساحات تخزينية هائلة، يُمكن الاطلاع عليها في أي وقت وبسهولة فائقة، ولكن مع ذلك تظل الوثائق الورقية تتميز بطابع الأصالة، فمُشاهدة الوثيقة على طبيعتها بخلاف المُشاهدة من خلال جهاز الكمبيوتر أو على صورة ضوئية منها.
ويرجع الفضل في تأسيس عمليات حفظ الوثائق في مصر لعهد محمد علي، حيث تم إنشاء ما يسمى بـ "الدفترخانة" لحفظ الوثائق في عهد محمد على باشا عام 1928، والتي أخذت فيما بعد أشكالا متطورة انتهت بعملية الحفظ الإلكتروني، مع إضافة عملية التوثيق الإلكتروني لها من أجل الحفاظ على هويتها الرسمية أو الشكل القانوني لها.
الدفترخانــة
إنشاء "الدفترخانة المصرية" عام 1828 هو النواة الأولى لدار الكتب والوثائق القومية، وتعد أقدم مؤسسة ثقافية تعنى بحفظ ذاكرة مصر التاريخية عبر العصور، ولم يكن انشاء الدفترخانة في البداية لأسباب بحثية أو علمية وانما كمقر لحفظ الاوراق والملفات بهدف استكمال مشروع التنمية، وكانت الدار مكاناً لحفظ أوراق الدولة للرجوع إليها إداريا وقت الحاجة.
وكان للملك أحمد فؤاد دور كبير في الاهتمام بالوثائق باعتبارها المصدر الأساسي للكتابة التاريخية، وذلك حينما عنى بالكتابة عن تاريخ "محمد علي وأسرته"، حيث استقدم بعض المؤرخين والمفهرسين لجمع وثائق أسرة محمد علي من أماكن مُتعددة ونقلها إلى قصر عابدين، لكي تكون في متناول المؤرخين لكي يكتبوا عن محمد علي، ولم يكتف بذلك بل بعث بمُترجمين إلى الأرشيف البريطاني والفرنسي والنمساوي وحتى الأمريكي لكي يستنسخوا ما كتب عن مصر فيها، لتستقر في قصر عابدين في النهاية مئات الألوف من الوثائق المترجمة إلى العربية، وهي مادة وثائقية في غاية الأهمية، لا يزال الباحثون المصريون والعرب يعتمدون عليها في كتاباتهم عن تاريخ مصر خلال القرن الـ16.
هذا وقد بدأت المدرسة التاريخية المصرية الحقيقية خلال تلك الفترة من عشرينيات القرن الـ20، وكان من روادها "شفيق غربال" و"صبري السريوني" وغيرهما، حيث ظهرت العناية بالكتابة التاريخية بالمعنى العلمي في مجالات مثل التعليم والصناعة والزراعة والتجارة اعتماداً على الوثائق التي أصبحت مُتاحة سواء في دار المحفوظات العمومية أو في دار المحفوظات التاريخية الملكية في قصر عابدين.
قام علي باشا مبارك - ناظر المعارف في عصر الخديوي إسماعيل - بتأسيس ما يسمى بالكتبخانة "دار الكتب الخديوية المصرية" عام 1870 ميلادية بهدف جمع المخطوطات النفيسة، وفي عام 1904 تم افتتاح مبنى جديد لـ "دار الكتب" في ميدان باب الخلق بوسط القاهرة، وخصص طابقه الأرضي لدار الأثار العربية "مُتحف الفن الإسلامي" فيما خصص الطابق الأول وما فوقه لمكتبة الخديوى.
تقدم المكتبة بالدار العديد من الخدمات، من بينها إتاحة الاطلاع على المُقتنيات التراثية المُختلفة عـن طريـق استخدام أجـهزة العـرض الميكروفيلمي، وإتاحة الاطلاع على الكتب التراثية، وكذلك دوائر المعارف والموسوعات وكتب التراجم من خلال نظام "الأرفف المفتوحة" بقاعات الاطلاع، وإتاحة قواعد بيانات مبنى دار الكتب بكورنيش النيل من خلال خط ربط بينه وبين مبنى باب الخلق، والعمل على توفير نسخة مصورة من المقتنيات (ورقية - C. D)، بالإضافة إلى خدمات الإنترنت وإقامة المؤتمرات والندوات العلمية والثقافية المُرتبطة بالتراث.
وتضم قاعة العرض المتحفي بدار الوثائق مجموعة نادرة من المخطوطات والوثائق، تشمل عدداً كبيراً من البرديات والتحف النادرة والمصاحف الشريفة واللوحات الفنية والألبومات التذكارية والعُملات والمسكوكات ومجموعة من الطوابع التذكارية، وتقتني دار الكتب مجموعة نادرة من المخطوطات باللغات العربية والتركية والفارسية، وهي في مختلف العلوم (دين- أدب - فلك - طب - تاريخ - جغرافيا - لغة) ومن أهم المخطوطات العربية مجموعة المخطوطات الطبية التي تؤكد على مُساهمة الحضارة العربية والإسلامية في العلوم الطبية منذ القدم، ومن أقدم المخطوطات المعروضة والمكتوبة باللغة العربية كتاب "مشكل القرآن" لابن قتيبة الدينوري " 276 هـ /889 م"، والمخطوط منسوخ عام 379 هـ /989 م.
مخطوطات نادرة
كما تضم الوثائق أيضا البيان الأول لقيادة ثورة 23 يوليو/تموز 1952 - التي قام بها ضباط الجيش في مصر وأنهت حكم الملك فاروق (1936 - 1952) - وكذلك الإنذار الموجه إلى الملك في 26 يوليو بمغادرة البلاد، إضافة إلى خطاب يرجع تاريخه إلى يوم 13 أكتوبر/ تشرين الأول 1954 من "مفوضية المملكة المتوكلية اليمنية" بمصر تطلب أسماء ضباط الجيش والبوليس المصريين المطلوبين لتدريب الجيش والبوليس اليمنيين.
بالإضافة إلى الإصدارات التي تصدرها الدار في مجال تحقيق التراث وفي مجال المراكز العلمية المُتخصصة لدراسة تاريخ مصر المعاصر، هناك مجموعة بحوث خاصة بأدب الطفل تساهم الهيئة في خلق وعي ثقافي بأهمية التوثيق والأرشيف على مستوى الفرد والجماعة، خاصة في ظل النمو المُتسارع لعصر المعلومات، بالأبحاث والدراسات والمُؤتمرات.
وبالنسبة للمخطوطات التي كتبت باللغة الفارسية "الشاهنامة" وهى أعظم ملحمة أدبية فارسية، قضى مؤلفها أبو القاسم الحسن بن اسحاق بن شرف شاه المعروف بالفردوســي"413 هـ / 1022م" 30عاماً في نظمها، وهذه النسخة المعروضة كتبها لطف الله بن يحيى بن محمد بمدينة شيراز عـام 796هـ/1393م.
ومن أقدم المخطوطات التركية المعروضة ديوان "يوسف وزليخة" من نظم حمد الله بن آق شمس الدين، وهذه النسخة المعروضة مُجدولة ومُحلاه بالذهب، وتضم عدداً من الصور البديعة المُلونة، و قد انتهى من نسخها عام 985 هـ /1577م.
وتضم قاعة الوثائق 15 وثيقة تتنوع بين السجلات والفرمانات باللغتين العربية والتركية، ومن الوثائق المُهمة وثيقة زواج الجنرال الفرنسي "مينو" أحد قادة الحملة الفرنسية على مصر من "زبيدة" المصرية، وكذلك مجموعة من الفرمانات، وهي الأوامر السلطانية الصادرة من سلاطين الدولة العثمانية إلى ولاة مصر، وأيضاً سجلات تعداد النفوس، الذي يُعد أول تعداد لسكان مصر، وأمر به محمد علي باشا عام 1264هـ/ 1847م.
وتبلغ عدد البرديات العربية بدار الكتب المصرية 2627 بردية، تضمن موضوعات مختلفة منها "في العتق، عقود زواج، عقود بيع، شراء، إيجار، كشوف عمال، وتسجيل فريق من الجند بالسجلات، تدوين غرامات مفروضة على بعض القرى" وغيرها من المعاملات الرسمية والشخصية، ومـن أقدم تلك البرديات بردية تـنص على تسجيل فريق من الجنـد في الكتب المحلية، ويرجع تاريخها إلى عام 90هـ/ 709م، في عهد الخليفة الأموي الوليد بن عبد الملك.
خرائط وعملات
وتحتوي قاعة العرض 27 مصحفا مخطوطا تتميز بجودة الخط، وبراعة الزخرفة، وجمال نقوشها المحلاة بالذهب واللازورد، ومن أقدم تلك المصاحف مصحف كتب في القرون الثلاثة الأولى للهجرة بخط كوفي على رق غزال، ومن المصاحف الكبيرة مصحف يعرف باسم "مصحف الملك الناصر محمد بن سيف الدين قلاوون"، مكتوب بماء الذهب ومشعر بالمداد الأسود بخط أحمد يوسف تركي كتب سنة 1243هـ بقلم "ريحاني".
ومن التحف النادرة يوجد 12 قطعة، من أهمها نموذج مصغر لقبة الصخرة، التي أمر ببنائها الخليفة الأموي عبد الملك بن مروان فوق الصخرة المقدسة، محلى من الداخل والخارج بنقوش وكتابات عربية وفارسية، ومرصع بالأحجار الكريمة والجواهر، وفي أعلى القبة يوجد مصحف شريف مثمن الشكل، كان يستخدم لحفظ المجوهرات والمقتنيات الثمينة بداخله.
ومن أوائل المطبوعات التي تضمها القاعة عدد 40 كتابا، تمت طباعتها ما بين الأعوام 1514م حتى 1884م، وهى متنوعة ومختلفة المجالات، منها [القرآن الكريم، وتوراة موسى الخمس، وكتاب الفلاحة، وألف ليلة وليلة، وكليلة ودمنة] أقدمها كتاب "صلاة السواعي" - وهي الصلوات الليلية والنهارية للمسيحيين - طبع عام 1514م، بالإضافة إلى أوائل الدوريات، بعضها توقف وهى (اللواء، والمقتطف، وأنيس الجليس، والتنكيت والتبكيت، والمصري)، ومن الدوريات الجارية (الأهرام، وروزاليوسف، والمصور، وآخر ساعة، والوقائع المصرية).
وتضم القاعة عددا من الخرائط النادرة، لعل أهمها خرائط "البورتولان" وهي من الخرائط التجارية البحرية المستخدمة في العصور الوسطى، وقد تم رسمها عام 1404م، وخريطة توضح رحلة الإسكندر الأكبر، وهي باللغة اللاتينية رسمت عام 1595م، وأيضا خريطة مصب النيل، وبها توضيح لخط سير الحملة الفرنسية على مصر، وهي باللغة الفرنسية، وقد تم رسمها عام 1798م.
أما بالنسبة للعملات والمسكوكات فتضم القاعة مجموعة منها ذات قيمة أثرية، معظمها عملات ذهبية، وفضية من فئة الدينار والنصف دينار والدرهم، ومجموعة من القطع النقدية والميداليات التذكارية، كما يوجد عدد من العملات النحاسية والبرونزية والورقية، والتي صكت في عصور مختلفة، بداية من العصر الأموي حتى عصر الدولة العثمانية، فعصر محمد على وأسرته، وترجع أقدم العملات المعروضة للعصر الأموي، فقد صكت عام 77 هـ/696 م، وهى عملة ذهبية مستديرة فئة الدينار.
وتضم القاعة نحو 17 لوحة فنية، منها 12 لوحة خطية تتميز بجمال الخط، وروعة الزخرفة، وخمس لوحات فنية مرسومة، ومن أجمل اللوحات الخطية المعروضة تلك التي كتبها الخطاط عثمان المعروف بـ "حافظ القرآن" في عام 1105هـ/ 1693م، ومن اللوحات الفنية المرسومة، لوحة زيتية على القماش قام برسمها في أسلوب تأثيري رائع الفنان محمد حسن عام 1920م لأحد الأحياء الشعبية في مصر.
وتضم القاعة أيضا 4 ألبومات تذكارية، تحتوي على ألبوم صور فوتوغرافية للسادة مديري دار الكتب الذين تولوا إداراتها في الفترة من 1879م حتى 1938م، كما يضم صورا فوتوغرافية لسلاطين الدولة العلوية، على رأسهم صورة لمحمد على باشا مؤسس الدولة، والصور المعروضة تغطي الفترة من عام 1805م حتى عام 1917م، بالإضافة إلى ألبوم من الطوابع، منها الطوابع التذكارية التي صدرت في مناسبات مختلفة، منها مجموعة صدرت بمناسبة انعقاد مؤتمرات دولية بالقاهرة كالمؤتمر الدولي الجغرافي عام 1925م، ومؤتمر البريد العالمي العاشر عام 1934م، ومجموعة طوابع تذكارية صدرت في إيران بمناسبة عقد قران الأمير "محمد رضا شاهبور" على الأميرة "فوزية"بطهران 1939م.
ويوجد أيضا مجموعة طوابع تذكارية صدرت بمناسبة أعياد السادس والسابع والثامن لثورة يوليو، بالإضافة إلى ألبوم يشتمل على مطبوعات بريدية تذكارية، منها مجموعة بطاقات بريدية تذكارية بمناسبة عقد زواج ملك مصر فاروق الأول عام 1938م، وأوراق خطابات عليها شعار المملكة المصرية عام 1934م، وألبوم يشتمل على مجموعة من الطوابع البريدية التي صدرت في دول العالم المختلفة.
وتضم القاعة أيضا بعض المواد السمعية، منها 2 فونوجراف، وجهاز اسطوانات نحاسية ترجع إلى أواخر القرن الـ19، كما يعرض أيضا مجموعة من الاسطوانات لمجموعة من مشاهير الغناء القديم، منهم سلامة حجازي وسيد درويش وأبو العلا محمد وأم كلثوم.
دار الكتب والوثائق القومية تعد من أهم مؤسسات الوثائق في العالم من حيث خدمات البحث، خاصة بعد إنشاء قاعدة بيانات وفهرس إلكتروني شامل لكل محتوياتها، مع الاحتفاظ بجميع المخطوطات في مقر دار الكتب القديمة بباب الخلق، وقد تم إعداد مخازن لها علي درجة عالية من الفنية والتقنية ومركز ترميم بالمبني على أعلي مستوى بحيث يكون بمثابة مستشفى لعلاج هذه المخطوطات.
إلا أن هناك مشكلة تختص بالدوريات، بسبب الرصيد الهائل للتراث بداية من ظهور الوقائع المصرية في القرن الـ19 وحتي الآن، فهي تعد مصدرا مهما لتأريخ مصر الثقافي والاجتماعي والسياسي، حيث يتم عمل دراسة تجريبية للتعامل مع هذا الكم من الدوريات وذلك بالاشتراك مع وزارة الاتصالات والمعلومات، بهدف عمل كشافات لهذه الدوريات وتحويلها إلى صيغة رقمية حتي تكون متاحة للجمهور، ولأنها كم ضخم من المعلومات فهي تحتاج إلي إمكانيات كبيرة، وقد تم عمل نموذج لحل هذه المشكلة بعمل نشر إلكتروني بمشاركة مؤسسة الأهرام، وبدأت بجريدة "الجريدة" التي أسست عام 1907م وحتي1914م، حيث يجري تصويرها إلكترونيا وتسويقها.
الحفظ إلكترونيا
مع تقدم الوسائل الإلكترونية الرقمية في مجال المعلومات وخاصة في مجال المكتبات والوثائق، لم تعد المكتبة قاعة ورفوفا ترتب عليها الكتب، ولم يعد البحث عن المراجع والوثائق يقتصر على مراجعة الفهارس، بل أصبح هناك مداخل البحث الآلي باستخدام الكمبيوتر، حيث يتم إعداد قوائم مصنفة للكتب مرتبة ترتيبا أبجديا، ولم يعد القائم على المكتبة مجرد مكتبي ينظم الكتب على الرفوف ويقدمها للباحث أو القارئ حين يطلبها، بل وثائقي متعدد الاختصاصات، ونتيجة لذلك فإن أسلوب التعامل مع الكم الهائل من المعلومات والوثائق يتطلب بدون شك تغييرا جذريا، فقد ظهر ما يسمى بـ"التسيير الإلكتروني للوثائق"، وأصبح هناك ما يعرف بـ"الوثيقة الإلكترونية".
التسيير الإلكتروني للوثائق
هو نظام آلي لتصنيف الوثائق وتخزينها وحفظها والبحث عنها، مثل تحويل الوثائق الورقية إلى رقمية، والعمل على حل مشاكل مراحل المصادقة والمراجعة، أو فيما يتعلق عموما بكل مراحل حفظ الوثيقة الإلكترونية (نص، صوت، صورة، فيديو، …الخ) منذ نشأتها بهدف إتاحة المعلومات للناس والهيئات.
وتشكل عملية الأرشفة أو الفهرسة الشغل الشاغل في مجال إعداد أنظمة تسيير المعلومات، فهى حفظ للتراث المعلوماتي لهيئة أو مؤسسة أو لوطن، والأرشفة هى مجموعة من العمليات والأدوات والطرق لحفظ المعلومات بهدف استعادتها عند الحاجة واستغلالها، وذلك مع الحفاظ على أصالة الوثيقة المحفوظة بمعنى تكون مُطابقة للأصل تمام المُطابقة، مع العمل على تفادي مخاطر فقدانها لأي سبب مثل حدوث خلل كهربائي أو حريق أو فيضان .. إلخ، وكذلك الحفاظ على سرية الوثيقة المحفوظة.
والأرشفة الإلكترونية أو كما يطلق عليها الأرشفة الآلية، هي عبارة عن مجموعة نظم لإدارة الوثائق، تبدأ بتصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها بحيث تكون متاحة للمستخدم، ويمكنه استدعاؤها والاطلاع عليها وتداولها إلكترونيا بسهولة.
ومن خلال نظام الأرشفة الإلكترونية يتم الاحتفاظ بالوثائق على شكل ملفات إلكترونية، وبالتالي يتم استغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية، واستخدامها في أمور حيوية أخرى. ولزيادة فاعلية أنظمة الأرشفة الإلكترونية يتم تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة ويتم توسيعها في المستقبل دون أي عائق، بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام.
الوثيقـة الإلكترونيــة
تعد الوثيقة الإلكترونية شكلا جديدا من أشكال الكتابة ووسيلة إثبات يمكن الرجوع إليها لإحكام أمر ما والتأكد منه بعد تقليص استخدام السند الورقي كوسيلة مادية لتجسيد المعلومة، وإرسالها بعد استبدالها بسندات جديدة تتلاءم مع التطور التكنولوجي، وهى عبارة عن مجموعة من معطيات منظمة في ملفات معلوماتية غير ملموسة، يمكن معالجتها بواسطة الحاسب.
يقوم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بتخزين صور الوثائق في الحاسب الآلي بوساطة ماسحات ضوئية، ومن ثم استرجاعها عند الطلب، وقد استطاعت الحاسبات الإلكترونية اختصار المساحات الواسعة لحفظ معلومات الوثائق التاريخية، وأتاحت استخداماً غير محدد للوثائق عن طريق البحث والاسترجاع في كل وثيقة، ومكنت من استخدام الوثيقة نفسها بواسطة عدة أشخاص في الوقت نفسه، وبذلك يستطيع الباحثون والمهتمون في مجال الوثائق التاريخية الاتصال المباشر والاستفادة من هذه الوثائق عبر خطوط الهاتف أو عبر شبكة الإنترنت.
وتنقسم الوثيقة من حيث الشكل إلى 3 أنواع، الوثيقة المكتوبة والمرئية والمسموعة، وهناك الرسومات والخرائط والوثائق الإلكترونية عبر الأجهزة والأنظمة، وهناك المايكروفوزميات (المايكروفيلم / المايكروفيش)، وأنه من الممكن أن تكون الوثيقة مكتوبة ومسموعة ومرئية في آن واحد.
مزايا وعيوب
تتميز الوثيقة الإلكترونية عن غيرها من الوثائق بأنها غير قابلة للتلف كما يحدث مع الوثيقة الورقية والتي تتسبب فى ضياع المعلومة، فمع ظهور العديد من التطورات التكنولوجية السريعة، ظهرت تقنية رقمنة للوثائق والأرشيف الإلكتروني ليعالج الكثير من المشاكل والعقبات، وللأرشيف الإلكتروني نوعان، الأرشيف المنتج إلكترونيا من الأصل، أي التسجيلات الإلكترونية والتطبيقات المنشئة بالحاسب بمختلف أشكالها، ثم الأرشيف الورقي المرقمن وهي الوثائق الورقية التي تم تصويرها عبر الماسح الضوئي، وهذا يتعلق بالوثائق ذات القيمة الإستراتيجية التي وجب حفظها على المدى الطويل.
ومع ظهور السجلات والملفات الإلكترونية للمعلومات والتي يتم تبادلها وحفظها عبر التقنية الحديثة للمعلومات بسرعة خيالية تم إنشاء ما يسمى بالبيئة الوثائقية الإلكترونية البحتة، وظهور تقنية التوقيع الإلكتروني كبديل للتوقيع الخطي، حتى تضفي عليها الصبغة الرسمية أي الإثبات القانوني للوثيقة.
وأثمرت الجهود المبذولة في مجال التطوير الوثائقي عملية مزج بين استخدام التكنولوجيا لحفظ الوثائق، والمحافظة على صبغتها القانونية وهويتها بعدم تحوير محتواها، لأن التوقيع هو الوسيلة الوحيدة التي تضمن رسمية الوثيقة وهويتها لذلك اخترع "التوقيع الإلكتروني" للوثيقة الإلكترونية.
ويتم التوقيع الإلكتروني بطريقتين، الأولى "التوقيع المرقمن" ويعني رقمنة التوقيع الخطي للشخص وحفظه لاعتماده إلكترونيا، والثانية "التوقيع الرمزي" ويتم من خلال مفتاح سري للشخص. ويتضمن التوقيع الإلكتروني تحديد عدة معلومات تتعلق بالوثيقة المراد توقيعها كعدد أسطرها وعدد كلماتها والصور التي تتضمنها والأعمدة والجداول، وهو ما يجعل الكشف عنها أمرا صعبا.
بالإضافة إلى عملية تطوير عملية إدخال واسترجاع ومعالجة وتحديث الوثائق وسهولة استخراج التقارير والإحصائيات من الوثائق المخزنة، يوجد العديد من المزايا لإدارة الوثائق الإلكترونية، منها سهولة الوصول إلى المعلومة وتحويل الوثائق المحفوظة على الميكروفيلم إلى الأرشيف الإلكتروني، وإمكانية استرجاع الوثائق من مواقع بعيدة متصلة عبر شبكات الاتصال أو شبكات الإنترنت، إذ يمكن لأكثر من شخص وفي أي مكان استرجاع الوثيقة نفسها أو طباعتها في الوقت نفسه على الرغم من وجود نسخة واحدة فقط مخزنة على الأقراص الضوئية، والقدرة على تكبير وتصغير وتوضيح الصورة (خاصة المخطوطات والوثائق القديمة، بالإضافة إلى سرعة تحديث المعلومات والملفات، وارتفاع مستوى السرية مُقارنة بأنظمة حفظ الوثائق التقليدية.
عقبات الأرشفة الإلكترونية
تواجه عملية حفظ الوثائق عددا من المخاطر التي تهدد المبادئ والأسس التي قامت عليها، خاصة بعد غزو تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بيئة الوثائق الرسمية، وظهور البرامج الآلية التي تتعامل مع طرق الحفظ والتخزين والاسترجاع، فقد أحدث ذلك هزة كبيرة في مبادئ وإجراءات التعامل مع الوثائق، مما جعل الوثائق تتخذ أشكالا مختلفة ديناميكية غير ثابتة لا يُمكن التحكم فيها، فضلا عن صعوبة التأكد من صحتها والاعتماد عليها كمصدر موثوق به للإدارة أو كمصدر للتاريخ.
وظهر أيضاً عدد من المشاكل أثناء حفظ وأرشفة الوثائق الإلكترونية، وتتمثل في التقادم التكنولوجي، وتزايد كميات الوثائق الإلكترونية، وكذلك صعوبة الحفاظ على ثبات المُحتوى، مما يؤثر على مصداقية الوثيقة الرقمية، وحفظ سياق الوثيقة الرقمية ومدى علاقتها بالوثائق الأخرى، بالإضافة إلى صعوبات تقنية ومالية، وتتمثل في صعوبة تحويل الوثائق إلى رقمية، وفي ارتفاع تكاليف وضع النظام وتشغيله، خاصة لدى بعض الهيئات التي تمتلك كما كبيرا من الأرشيف، بالإضافة إلى التكاليف الباهظة لتأمين المعلومات.
نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
هل شَعرت من قبل أن أعمالك التجارية ومؤسستك تنفق قدرا هائلاً من المال على الورق، والتخزين والصيانة، حيث انه يمكن إستخدام هذه الأموال لتحسين العمليات التجارية الأخرى. أنت لست الوحيد، الآلاف من المنظمات في جميع أنحاء العالم بدأت في التحول من العمليات الورقية إلى نظم إدارة الوثائق. القضاء على الأعمال الورقية وإتباع نظم إدارة الوثائق مما يُحمل شركتك أقل قدر من النفقات. وعلاوة على ذلك الشركات تريد الحصول على أفضل وسائل التأمين لوثائقهم السرية والعديد من الشركات الذين يتنقلون بإستمرار وهم دائماً بحاجة إلى الوصول إلى التقارير الهامة أثناء التنقل، في أي وقت وفي أي مكان. ودفعت كل هذه العوامل المنظمات لتطبيق حلول نظام إدارة الوثائق.
ما هو نظام إدارة الوثائق؟
نظام إدارة الوثائق هو تطبيق برمجي يقوم بتخزين، وإدارة ومُتابعة جميع أنواع الوثائق الإلكترونية. فكّر في تطبيق نظام إدارة الوثائق كحزمة كاملة من شأنه أن يقضي على الأعمال الورقية في مؤسستك من خلال توفير خيارات تصوير الوثائق بواسطة المسح الضوئي (OCR)، وإدارة سير العمل، وإدارة الأصول الرقمية وإدارة السجلات. بالإضافة لإمكانية الحفاظ على مسار هذه البنود والوثائق ومراجعتها ومعرفة التعديلات التي أجراها كل مستخدم. وكان برنامج إدارة الوثائق يلعب دوراً منذ عام 1980 لكن كان من الصعب إستخدامه، حيث أنه لم يقدم قيمة للإستثمار أو التطبيقات لم تُقدم الوظائف التي تبحث عنها المنظمات.
لكن، الآن إختلفت القصة تماماً حيث أن معظم المنظمات توسعت بشكل كبير، وكثير منهم يعملون في الصناعات القائمة على الصناعات التحويلية والخدمات. ويُستخدم الورق في هذه الصناعات على نطاق واسع وتخزين هذه الأوراق يمثل مشكلة كبيرة وهنا يأتي دور نظام إدارة الوثائق. يمكننا ببساطة أن نضرب مثلاً مؤسسة حكومية مقرها الولايات المتحدة مثل مصلحة الضرائب، فهي تتعامل مع جميع أنواع وأشكال الضرائب. الآن تخيل سكان الولايات المتحدة الأمريكية وأشكال الضرائب التي يقدموها، وسوف تحتاج إلى عدة مخازن لتخزين كل هذه الاستمارات عام بعد عام. هذا هو السبب في أن هذه المنظمات الآن تستخدم برمجيات خاصة لإدارة المستندات حيث يتم تخزين كل شيء إلكترونياً على أجهزة خادمة وتتوفر البيانات على مدار العام في أي وقت وفي أي مكان.
مكونات نظام إدارة الوثائق
تم تصميم كل تطبيق من تطبيقات نظام إدارة الوثائق بشكل مختلف لكنها تقدم وظائف مماثلة سواء أكثر أو أقل. وهناك العديد من المكونات الرئيسية لبرامج إدارة الوثائق المشتركة في جميع تطبيقات نظام إدارة الوثائق الواسعة. يتكون نظام iDOX لإدارة الوثائق من هذه المكونات ولكن ما يجعلها فريدة من نوعها هو قدرتها على التكيف وملائمة كل الصناعات. سوف نناقش ونعرض كل شيء عن iDOX لاحقاً في هذه المقالة. أما الآن يمكننا التعرف على مُختلف المكونات المستخدمة عادة في أي تطبيق من تطبيقات نظم إدارة الوثائق.
التصوير: وهذا يُعد عنصراً رئيسياً في أي نظام لإدارة الوثائق الذي يُتيح عمل نسخة إلكترونية من المستند. الآن، يمكنك إضافة العديد من الملفات الرقمية ببساطة إلى التطبيق الخاص بنظام إدارة الوثائق ولكن الملفات غير الرقمية لا يمكن إضافتها إلا أن يتم تحميلها على النظام من خلال جهاز المسح الضوئي. وتسمى هذه العملية بالتصوير وتُشكل جزء أساسي من أي نظام لإدارة الوثائق.
إدارة الوثائق (التخزين والفهرسة): بمجرد الإنتهاء من جميع الوثائق الخاصة بك على الورق أو غير ذلك، فإن الخطوة التالية هي إدارة الوثائق التي تتمثل ببساطة في تخزين تلك الوثائق. وبناء على حجم المنظمة تصبح عملية التخزين بسيطة أو معقدة، قد يحتاج عملك لإختيار مقر مناسب للتخزين أو إذا مؤسستك لديها الخبرة الكافية في تكنولوجيا المعلومات للإستضافة وهذا خيار مناسب. وأحد الجوانب الرئيسية لهذا العنصر هو الفهرسة. الفهرسة تساعد في عملية الإسترجاع عن طريق تخصيص تعريف معين أو تخصيص بيانات التعريف. شيء واحد عليك أن تكون حذراً حوله وهو إذا كان لدى شركتك كمية كبيرة من الوثائق، ينبغي وضع معالم سليمة للفهرسة.
الإسترجاع: يتم تخزين كافة الوثائق وتتم عملية الفهرسة للمستندات الخاصة بك وتصبح آمنة. الآن إذا كنت ترغب في عرض / تعديل بعض المستندات حيث أن عملية الإسترجاع تبدأ بالإستعلام ثم ظهور الوثيقة ذات الصلة. عملية الإستعلام تتم ببساطة من خلال البيانات وصفية أو تعريفية معينة أو بعض العناصر الأخرى مثل عدد / كلمة. خاصية التعرف الضوئي على الحروف تساعد في عملية الإسترجاع من خلال التعرف على الأحرف من بعض الوثائق الورقية ومطابقة ذلك مع بعض الملفات المعينة في النظام.
تبادل / التكامل:
التكيف مع الإحتياجات المتغيرة لأي منظمة من السمات الأكثر أهمية التي يجب أن يتمتع بها كل برنامج مُخصص لإدارة الوثائق. DMS هوالأكثر قدرة على التكيف والمرونة. تطبيق DMS يحقق التكامل مع نظم إدارة المعلومات الأخرى لتبادل البيانات مع الأنظمة القديمة وجميع أنواع قواعد البيانات.
iDOX DMS – إتجاه جديد للجيل القادم
تقدم iDOX نظام إدارة الوثائق أكثر تجربة فريدة لمستخدميها. مع درجة عالية من المرونة والسهولة والتكامل مع جميع أنظمة إدارة المعلومات. مع المئات من المميزات، لقد تخلى عملك الآن عن الأعمال الورقية مما أدى إلى تحسين الكفاءة الإنتاجية الشاملة بنسبة لا تقل عن النصف في حين حدوث إنخفاض كبير للتكاليف الثابتة للمكتب.
“إتخاذ قرارات أكثر ذكاء مع حل بسيط”
نظام إدارة iDOX الوثيقة المؤسسة يلبي إحتياجات عملك، ويساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية من خلال إدارة جميع الوثائق ويوفر لك الوقت المناسب لإتخاذ قرارات ذكية.
iDOX DMS يقوم بدورة الحياة للوثائق حيث يشمل إنشاء وتخزين وإسترجاع الوثائق. وهذا تطبيق يُسهل عملية الإصدار التلقائي مع كل الإجراءات مثل الوصول والمغادرة للوثائق. يمكن للمستخدم عرض التواريخ الزمنية للوثيقة ، مثل الإسترداد والإصدارات القديمة من وثيقة ومقارنة نسختين من وثيقة واحدة من خلال إستخدام واجهة واحدة.
“إجعل iDOX يقوم بإدارة مستنداتك من أجلك أنت”
iDOX يُسهِل تَتَبُع التغيرات في الوثائق المنشورة من خلال طلبات التغيير الإلكترونية. وهو يدعم عملية البحث على أساس معايير خاصة مثل البيانات التعريفية والمحتوى .وبالتالي iDOX DMS يساعد في خفض تكلفة الورق وتقليل مخاطر التأخير في عملية الموافقة على الطلب مع زيادة قوة سير العمل.
مميزات iDOX
لقد تم تصميم iDOX من منظور الأعمال التجارية، من خلال التشاور مع الشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء لضمان تلبية جميع أنواع إحتياجات العمل من قِبَل النظام مما يحافظ على معايير الصناعة.
• واجهة المستخدم الرسومية متعددة اللغات (الإنجليزية والعربية وغيرها).
• إمكانية الوصول إليها في أي وقت، وأي مكان.
• عرض المستندات الخاصة.
• المعالجة الكاملة لدورة حياة الوثيقة.
• واجهة للبريد الإلكتروني لتبادل الوثائق مع جهات خارجية.
• بساطة واجهة المستخدم.
• إسناد المهام ووضع مسار العمل.
• سرية الوثيقة.
• البحث عن الوثائق بواسطة البيانات التعريفية والمحتوى
• الأحداث الخاصة الإخطارات.
• الإصدار التلقائي ومسارات المراجعة.
• البحث المُفَصل عن طريق معايير مختلفة.
• المسح الضوئي للملفات (OCR).
• إدارة المجلد.
• إدارة السجل.
• سهولة التكيف والتنفيذ.
• سهولة تدريب والحصول على الشهادات المهنية.
• معرفة نصائح مفيدة في كل مرحلة.
فوائد iDOX:
إذا كنت تقوم بتشغيل شركة صغيرة أو مؤسسة، والسوق التنافسية الآن تتطلب إستثمارات كبيرة في مجال التكنولوجيا. iDOX يضمن لإستثماراتك عودة سريعة وإيجابية من خلال تقديم الحل الأكثر مرونة وقابلية للتكيف مع المئات من المميزات والفوائد.
• مكتب بدون ورق (مجهز بالكمبيوتر).
• صديق للبيئة.
• أكثر فعالية وأقل تكلفة لتخزين الوثيقة.
• سرعة إسترجاع الوثائق عن طريق خيارات البحث.
• التخلص من الورق والتكاليف الثابتة.
• مخزن واحد لكافة الملفات.
• مراجعة الوثائق.
• التكامل السَلِس مع حلول المشاريع.
• التكامل مع تطبيقات مايكروسوفت مما يعمل على سرعة أرشفة الملفات الإلكترونية.
• التكامل مع MS Office Outlook لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني.
• التحكم في عمليات النشر والمشاركة.
• النسخ الإحتياطية وإمكانية إستردادها عند فقد الوثائق القديمة.
• التأمن الكامل للمعلومات والحفاظ على السرية.
• التحكم في عمليات الإصدار والصيانة بما يضمن حماية للبيانات الأصلية.
• إدارة متقدمة تضمن أسرع وصول للمستندات خلال عملية البحث.
جميع الشركات لديها إحتياجات مختلفة فيما يتعلق بإدارة الوثائق. بعض المنظمات تريد القضاء على الورق لتصبح منظماتهم صديقة للبيئة، ويريد البعض إدارة وتخزين المحتويات بشكل آمن وبطريقة فعالة وبعضها الآخر يريد الحصول على الوثائق عند الإنتقال لأي مكان. نظام iDOX لإدارة الوثائق لديه حلول لكافة الأعمال.
http://www.idoxsoft.com/ar/%D9%86%D8%B8%D8%B1%D8%A9-%D8%AB%D8%A7%D9%82%D8%A8%D8%A9-%D8%B9%D9%84%D9%89-idox/
تصدير ملفات PDF واحد أو أكثر أو تحويله بسهولة إلى تنسيقات ملفات مختلفة، بما فيها Microsoft Word وExcel وPowerPoint. تتضمن التنسيقات المتوفرة كلاً من تنسيقات النص والصور. (للحصول على قائمة كاملة بخيارات التحويل، راجع خيارات تنسيق الملفات.)
ملاحظة:
توفر هذه الوثيقة إرشادات تتعلق ببرنامج Acrobat DC. إذا كنت تستخدم Adobe Reader DC، فراجع ما المهام التي يمكنني تنفيذها باستخدام Adobe Reader DC. إذا كنت تستخدم Acrobat XI، فانظر تعليمات Acrobat XI.
تحويل وثائق PDF إلى Word أو RTF أو جداول بيانات أو PowerPoint أو تنسيقات أخرى
ملاحظة:
لا يمكنك تصدير حزم PDF أو ملفات PDF ضمنها إلى تنسيقات ملفات أخرى.
اختر Tools > Export PDF.
يتم عرض التنسيقات المختلفة التي يمكنك تصدير ملف PDF إليها.
اختر التنسيق الذي ترغب في تصدير ملف PDF الخاص بك إليه.
ملاحظة:
يمكنك أيضًا اختيار File > Export To > [File Type] لتصدير ملف PDF إلى التنسيق المطلوب.
حدد تنسيق الملف المطلوب تصدير ملف PDF وإصدار (أو تنسيق) إليه، إذا توفر. على سبيل المثال، إذا اخترت تصدير ملف PDF إلى تنسيق Word، فستحصل على خيارًا لتصدير ملف PDF إلى Word Document (.docx) أو إصدار مستند Word 97-2003 (.doc).
ملاحظة:
يمكنك تكوين إعدادات التحويل بالنقر فوق أيقونة التحكم الرئيسي
المجاورة لتنسيق الملف المحدد. يمكن أيضًا تحرير إعدادات التكوين بتحديد فئة Convert From PDF في مربع حوار Preferencesانقر فوق Export.
يتم عرض مربع حوار Export.
صدر مستند PDF إلى مجلد محلي أو Adobe Document Cloud.
في مربع حوار Export حدد موقعًا ترغب في حفظ الملف به.
انقر فوق Save لتصدير ملف PDF إلى تنسيق الملف المحدد.
بشكل افتراضي، يُستخدم اسم الملف المصدر مع الامتداد الجديد، ويتم حفظ الملف المصدّر في المجلد نفسه الذي يوجد به الملف المصدر.
ملاحظة:
عندما تقوم بحفظ PDF بتنسيق صورة، سيتم حفظ كل صفحة كملف منفصل، وسيتم إلحاق كل اسم ملف برقم الصفحة.
خيارات التحويل
يمكنك تهيئة خيارات التحويل قبل حفظ الملف. يتم افتراضيًا استخدام خيارات التحويل المحددة ضمن Preferences .
اختر Edit > Preferences > Convert From PDF.
اختر تنسيقًا من القائمة Converting From PDF ثم انقر فوق Edit Settings.
اختر إعدادات التحويل ثم انقر فوق OK.
تصدير الصور في PDF إلى تنسيق آخر
بالإضافة إلى حفظ كل صفحة (كل النص، الصور، والكائنات المتجهة الموجودة على الصفحة) إلى تنسيق صورة باستخدام الأمر File > Export To > Image > [Image Type] command، يمكنك تصدير كل صور في ملف صور منفصل.
ملاحظة:
يمكنك تصدير صور نقطية، لكن ليس كائنات المتجه.
اختر Tools > Export PDF.
يتم عرض التنسيقات المختلفة التي يمكنك تصدير ملف PDF إليها.
انقر فوق Image ثم اختر تنسيق ملف الصور الذي ترغب في حفظ الصورة به.
اختر التنسيق الذي تريد أن يستخدمه لحفظ الصور المصدّرة فيه.
لتكوين إعدادات التحويل الخاصة إلى تنسيق الملف المحدد، انقر فوق أيقونة التحكم الرئيسي
.في مربع الحوار Export All Images As [تنسيق الملف المحدد] Settings، حدد إعدادات File Settings وColor ManagementوConversion وExtraction لنوع الملف.
في إعدادات Extraction، في Exclude Images Smaller Than، حدد حجم الصورة الأصغر لاستخراجها. حدد No Limit لاستخراج كل الصور.
انقر فوق OK للعودة إلى شاشة Export Your PDF To Any Format .
حدد خيار Export All Images لاستخراج وحفظ الصور من ملف PDF فقط.
ملاحظة:
إذا لم تكن ترغب في تحديد خيار Export All Images، فسيتم حفظ كل الصفحات الموجودة في ملف PDF بتنسيق ملف الصور المحدد.
انقر فوق Export.
يتم عرض مربع حوار Export.في مربع حوار Export حدد موقعًا ترغب في حفظ الملف به.
انقر فوق Save لحفظ الصور من ملف PDF بتنسيق الملف المحدد فقط.
