أولًا: نُبذة عن التقنين وضعت قواعد هذا التقنين من قِبل مجموعة عمل منبثقة عن اللجنة المختصة بالمعايير الوصفية بالمجلس الدولي للوثائق (أيكا ICA)، وقد تم تشكيل هذه المجموعة من عدد من علماء الأرشيف البارزين خلال اللقاء الذي تم في أكتوبر ١٩٩٠م بمدينة هوهرجرين هاوزن بألمانيا، ثم تلى ذلك إجتماع أخر للمجموعة في يوليو ١٩٩١م بمدينة ليفربول الإنجليزية لاستكمال مسودة القواعد ومناقشتها والتعديل فيها، ثم إجتماع ثالث في يناير ١٩٩٢م بمدينة مدريد تم فيه إجازة المسودة رسمياً، وأطلق عليها مسودة مدريد، ثم وزّعت المسودة على المجتمع الأرشيفي الدولي في فبراير ١٩٩٢م للتعليق عليها، وتُرجمت إلى عدد من اللغات المعتمدة بالمجلس الدولي، وقدمت كورقة عمل في مؤتمر عقد في سبتمبر ١٩٩٢م بمدينة مونتريال بكندا حيث تمت مناقشتها في جلسة مفتوحة، وفي يناير ١٩٩٣م بمدينة ستوكهلم أُعتُمِدت وأُقِرَت صيغة القواعد الحالية.
ثانيًا: حقول وعناصر الوصف في التقنين تضُم قواعد التقنين (٢٦) ستة وعشرين عنصرًا/ بيانًا قُسّمت على ستة حقول، وفيما يلي بيانها إيجازًا:
١) حقل التعريف، يتضمن العناصر التالية: - رمز أو رموز الإرجاع. - العنوان. - التواريخ القصوى للمادة الموصوفة. - مستوى المادة الموصوفة. - مدى ونوع المادة الموصوفة.
٢) حقل مسار المادة الموصوفة (حقل السياق)، ويضُم: - اسم المُنشئ. - التاريخ الإداري أو الشخصي للمُنشئ. - تواريخ نمو الوثائق لدى مُنشئها. - تاريخ الحفظ أو الوصاية. - المصدر المباشر للاقتناء.
٤) حقل شروط الإتاحة والاستخدام، ويضُم: - الوضع القانوني للمادة الموصوفة. - شروط الإتاحة. - شروط النشر والنسخ والتصوير. - لغة المادة الموصوفة وخطوطها. - الخصائص المادية. - وسائل الإيجاد الأخرى.
٥) حقل المواد المتصلة، أو ذات الصّلة، ويضُم: - مكان الأصول (إذا كانت المادة الموصوفة نُسخًا). - النُسخ المتاحة. - المواد الوثائقية ذات العلاقة بنفس المستودع. - المواد الوثائقية ذات العلاقة في أماكن حفظ أخرى. - منشورات اعتمدت على المادة الموصوفة.
٦) حقل التبصرة، ويضُم: - معلومات متخصصة ذات أهمية تعذّر وضعها في أي عنصر سابق.
ثالثًا: الأهداف من التقنين - إنشاء أوصاف ثابتة ملائمة، تقدم نوعًا من التوحيد، فلا يختلف تفسيرها أو معناها من أرشيف لآخر. - تيسير استرجاع وتبادل المعلومات الخاصة بالمواد الأرشيفية، وخلق لغة مشتركة بين دور الأرشيف. - تعريف وشرح محتويات ومكونات المواد الأرشيفية لكي يجعلها مُيسّرة للاستخدام. ____________________________________________ المصادر: ١- جمال الخولي: فهرسة الوثائق الأرشيفية .- الإسكندرية: دار الثقافة العلمية، ٢٠٠٠م، ص ص١٠- ٣٢. ٢- سلوى ميلاد: أسس وقواعد ترتيب ووصف الوثائق الأرشيفية: التصنيف والفهرسة. مجلة المكتبات والمعلومات العربية .- ع٣، س٢٠٠٣م، ص ص٩٧- ١٤٦. 3- ICA: ISAD (G) General International Standard Archival Description .- 2 edition .- Adapted by the Committee on
