الدراسة الداخلية والخارجية للوثائق

اولاُالدراسة الداخلية :

وتشمل عمليات النقد والتحليل الداخلي لنماذج من نصوص الوثائق الواردة في سجلات بيت المال وفروعه والمصالح التابعة له.و تهدف دراسة (الخصائص الداخلية) إلى تفسير نص الوثيقة، وإظهار معناه، والكشف عن مآرب المؤلف ودقته فيما أورده من معلومات ، من خلال دراسة كل ما يتصل باللغة والصياغة والوقائع التاريخية والقانونية، وكلها أمور تدرس في الأصل نفسه. 

_______________________________________________

ثانياَ الدراسة الخارجية :
تتناول الدراسة الخارجية لسجلات ووثائق عدد من المراحلوالخطوات المختلفة التي كانت تمر بها منذ بداية طلبها، وحتى بداية عملية القيد والتدوين بها في كل ديوان من الدواوين، وهذه المراحل والخطوات هي:المرحلة الأولى : تحديد الشكل والمواصفات للسجلات (طريقة الإخراج) المرحلة الثانية : إعداد وتجهيز وطباعة السجلات وتشمل :
‍1/2/1  تجهيز الورق للدواوين وصناعته ونبذة عن تجارته في مصر :خصائص ونوعيات الورق الذي استخدم في سجلات بيت المال وفروعه والمصالح التابعة له، ووصف لنماذج من أوراق سجلات بيت المال.
1/2/2  طباعة صفحات السجلات : المواصفات والمعايير الفنية المطلوبة عند طباعة السجلات، وذلك وفقاً للنماذج التي كانت ترد من بيت المال والمصالح التابعة له.
1/2/3  تجليد السجلات أنواعه وطرقه المستخدمة في الدواوين:إن دراسة (التجليد) تعتبر كأداة لتحديد تاريخ السجل، وذلك بشرط أن يكون التجليد أصلياً وليس إعادة تجليد، لأن المواد المستخدمة في التجليد، وطريقة التجليد نفسها تعتبر من القرائن الدبلوماتية المهمة التي يجب أن يعتمد عليها الوثائقي لتحديد تاريخ السجل، وكذلك فإن التجليد يدل على مدى الاهتمام بحفظ السجل والعناية به منذ إنشائه وحتى الآن، وتعتبر مصر من أقدم الأقاليم الإسلامية التىمارست فن التجليد، حيث تعلمه المصريون من الزنوج فى عصر الدولة الإخشيدية، وذلك فى القرن الرابع الهجري.وكان يعمل فى مصر فى القرن التاسع عشر الميلادي العديد من (مجلدي الكتب) أو (الكتبية) أو (المجلدين) – كما أطلق عليهم – من مصر واستانبول وغيرها من الدول، كما كانتمطبعة بولاق تقوم بتجليد السجلات الحكومية التى تطلبها المصالح والدواوين لقضاء أعمالها الإدارية والمالية.وكان تجليد السجلات فى المطبعة يتم وفقاً للمواصفات والمعايير الفنية المحددة والواردة من إدارة بيت المال، حيث كان يتم تحديد (نوع التجليد) المناسب لكل نوعية من السجلات، بناءً على مدى استخداماتها، وأهمية موضوعاتها الإدارية أو المالية، مع مراعاة الأثمان المطلوبة لكل نوعية من أنواع التجليد المستخدمة، وهى التجليد الكلى ونصف التجليد وربع التجليد .ومع اختلاف أنواع التجليد، والمواد المستخدمة في كل نوع منها، إلا أن جميع أغلفة السجلات قد تشابهت في أجزائها التي اشتملت على:- الكعب: هو الجزء الظاهر من السجل على الرف.. اللوح الأمامي (الجلدة الأمامية).-  اللوح الخلفي (الجلدة الخلفية): وهى الجلدة التي تغطى السجل من نهايته.. الرأس : هو الحافة العليا للوحي التجليد الأمامي والخلفي.
 - الذيل: وهو الحافة السفلى من لوحي التجليد الأمامي والخلفي.- الحافة الأمامية: وهى الحافة المواجهة للكعب من لوحي التجليد.- أوراق البطانة: وتسمى أحياناً بجامعة الطرفين، وهى عبارة عن أوراق تبطن بها باطن الجلدة من الناحتين الأمامية والخلفية، وقد تصنع من فرخين من الورق ليترك نصف كل منهما (كورقة بيضاء) لحماية أول وأخر صفحات السجل.وكان يتم تجليد السجلات (بخياطة الملازم الورقية) مع بعضها البعض من الكعب، باستخدام الخيط (الدوبارة) الرفيع أو السميك، مع استخدام (حبكتين) أو شريطين من الجلد أوالقماش يتم تثبيتهما على كعب الملازم الورقية لاستخدامهما في الخياطة، وبعد ذلك كان يتم تركيب ولصق الغلاف الخارجي على الملازم الورقية باستخدام "العجين" أو المادة اللاصقة التيس تميزت بلونها الأصفر أو البنى.

 المرحلة الثالثة : تجهيز وإعداد السجلات للقيد والتدوين بواسطة الكتاب.
 الترقيم في السجلات.فى عام 1262هـ/ 1846م صدر قرار من ديوان عموم التفتيش يقضى بأنه يجب "ترقيم وتنمير الدفاتر قبل ختمهم"، وكان كُتاب المصالح والدواوين الحكومية يقومون بترقيم صفحاتالسجلات وأوراقها بالأرقام المسلسلة كخطوة أولى من خطوات تجهيز السجلات للقيد، حيث كانت تستخدم الأرقام الهندية المعروفة بأشكالها 1، 2، 3….، والتي استخدمت بصفة عامة فى بلاد المشرق العربي آنذاك، مع وجود بعض الاستثناءات القليلة التي استبدل فيها الكتاب هذه الأرقام بالحروف العربية مثل ترقيم الصفحة (رقم 1) بعبارة "الله واحد"، وترقيم الصفحة (رقم 58) – وهى آخر صفحات السجل – بعبارة "ثمانية وخمسين لا غير"، وكذلك ترقيم الصفحة (رقم 96) بعبارة "فقط ستة وتسعين لا غير زيادة".ورغم تشديد الحكومة على ترقيم أوراق السجلات بالقلم الحبر، فإنه توجد بعض السجلات التي تم ترقيمها بالقلم الرصاص، كما أنه توجد بعض السجلات الأخرى التي لم يكتمل ترقيم صفحاتها، حيث توقف الترقيم فى هذه السجلات عند آخر الصفحات المكتوبة، وهو ما يدل على أن صفحات هذه السجلات قد تم ترقيمها بعد انتهاء الكتابة مباشرة.
1/3/2 : الأختام :أنواعها، وأشكالها، وكيفية الاستفادة منها في الدراسات التاريخية.يعرف علم دراسة الأختام (بالسجليوغرافيا) وهو العلم الذي يعنى بدراسة الأختام وما تحمله من رموز وإشارات وكتابات ورسوم، بغرض التثبت من صحة الوثائق والسجلات التي تمهربها.والختم (أو الخاتم) هو تلك الحُلية التي عرفت منذ القدم، والتي كان يلبسها الناس في أصابعهم، حيث كانت تحفر الكلمات والرسوم المختلفة على رأس هذا الخاتم بحيث يكون حفرها مقلوباً أي تكتب الكلمات العربية من اليسار إلى اليمين حتى إذا ختم بهذا الخاتم بعد غمسه في المداد أو نحوه تظهر الكلمات معتدلة كما تظهر الكلمات أيضاً بلون الورق على أرضية بلون المداد المستخدم، وذلك في حالة تفريغ موضع الكلمات من رأس الختم، وهو ما يعرف (بالختم الغائر) .وكانت (مصلحة الضربخانة المصرية) هي الجهة الحكومية المنوط بها صنع الأختام للمصالح والدواوين الحكومية الأخرى، فى مصر فى القرن التاسع الميلادي ، حيث كان يتم صنع الأختام المستخدمة من (الفضة) ، أو (النحاس) ، وذلك بناءً على ما كان يطلبه القائمون على الإدارة من تحديد لنوع المعدن المستخدم، وكذلك الصيغ المكتوبة في هذه الأختام.
1- أختام السجلات.
2- أختام الموظفين الشخصية.
3- أختام بيت المال.
4- أختام المتوفين.
1/3/3 : إعداد الغلاف الخارجي.استخدمت الأغلفة الخارجية الأمامية للسجلات فى تدوين بعض البيانات عن هذه السجلات، وذلك قبل البدء فى القيد والتدوين فيها ، حيث كان كتاب بيت المال يقومون بتدوينعناوين وتواريخ استخدم هذه السجلات، بالإضافة إلى بعض المعلومات الأخرى، وذلك بعد لصق ورقة بيضاء صغيرة فى أعلى الغلاف الخارجي الأمامي لكل سجل، أو بتدوين هذه البيانات مباشرة على الغلاف دون استخدام أوراق بيضاء، حيث كان يتم التدوين بالقلم الحبر الأسود المستخدم في كتابة الوثائق.ولقد اعتاد الكتاب على إجراء هذه الخطوة كإحدى خطوات تجهيز السجلات للاستخدامات الإدارية أو المالية المختلفة بالمصلحة، وذلك بغرض التعريف بالسجل لتسهيل عمليةاسترجاعه أثناء الاستخدام الجاري، ولذلك فقد دونت المعلومات الواردة على هذه البطاقات الورقية بصيغ مختلفة منها على سبيل المثال: "جزء ثالث ضبط تركات المتوفيين ببيتمال محافظة مصر سنه 97 افرنكية"، و "دفتر قيدالمتوفيين بالمحروسة ومصر القديمة وجارى حصر اسمايهم بمصلحة بيت المال بالمدة من 14 ب سنه 256 لغاية…"، و "جريدة الماهيات والمصروفات توتي سنه 259 على الله حسن الختام ورقة عدد [20]" ، و "دفتر لقيد الصادر بصندوقالأيتام سنه 1885 وعلى الله حسن الختام أمين أمين"، ولنفس الغرض السابق – وهو تسهيل عملية استرجاع السجلات – لصقت أيضاً على الغلاف الخارجي الأمامي عدة بطاقات أخرى مختلفة الأشكال والأحجام، وضعت على هذه الأغلفة في أماكن الحفظ المختلفة التي حفظت فيها هذه السجـلات، وقـد تـراوح عـدد هـذه البطاقات ما بين بطاقتين إلى خمس بطاقات على السجل الواحد.-   إعداد صفحة العنوان وكيفية الاستفادة منها.اشتملت معظم سجلات الدواوين الحكومية على (صفحة العنوان) التي استخدمت في عدة أغراض مختلفة، وهى :
8. تدوين عنوان وتاريخ السجل ورقم الجزء – إن وجد – وذلك للتعريف به، وهذه المعلومات كان يدونها الكتاب بأقلامهم وخطوطهم قبل استخدام السجل فى القيد والتدوين، وقد دون بعضهم هذه المعلومات على شكل حرد المتن أو (القلوفون) فى بعض السجلات، كما أن هذه المعلومات قد وردت بصيغ مختلفة منها على سبيل المثال : "دفتر الأمانات توتي 91 وعلى الله حسن الختام"، و "جزو أول ضبط التركات بمصلحةبيت مال مصر توتي 1271"، و "جزو ثاني صادر الدواوين ببيتمال محافظة مصر سنه 97افرنكية"، و "جزو أول جريدة مطلوبات الجهادية بديوان عموم مصلحة بيت مال مصر سنه 1881 واحد وثمانين افر نكى".
9. تدوين فهرس بأسماء الأشخاص أو الأماكن أو الدواوين والمصالح والجهات الأخرى التى سيتم قيد وثائقها بالسجل، وهذه الفهارس كان يدونها كتاب بيت المال أثناء عملية القيد والتدوين بالسجل، حيث كانت تشتمل على اسم الجهة أو الشخص ورقم الصفحة بالسجل، وكان يتم تدوينها فى مواضع مختلفة من صفحات العناوين بهذه السجلات.
10. دون تقويم السنة الإدارية فى صفحات العناوين لبعض السجلات المالية، وذلك لاستخدامه أثناء عملية القيد والتدوين بالسجلات.
11. استخدمت صفحة العنوان فى تدوين بعض المعلومات عن حجم السجل ونوع تجليده وعدد أفرخ كل سجل.، وهذه المعلومات وردت فى عبارات مثل "50 بيت مال مصر عال سختيان"، "40 بيت المال"، "50 قلم المبايعات".
12. دونت معلومات مختلفة عن حالة السجل أثناء تسلميه من دفترخانة بيت المال إلى الدفترخانة العمومية بالقلعة، وهذه المعلومات وردت بصيغ مختلفة منها : "عند الاستلام وجد به ورقة نمرة 158 مقطوع فى خانت الكتابة وفاقد مقدار ربع الورقة"، و"أوراقه بها وساخة وتمزيق ولصق ورق أبيض عليها"، "أوراقه سايبة وبدون ختم وجلده كهنة"، و"مفسخ"، و"عند الاستلام وجد هذه الدفتر به رطوبة مياه وبه محى كتابة من الرطوبة"، و"به ورق ممزق وفاقد منه قطع بها كتابة ووساخة ونقط حبر على الكتابة وسايب من بعضه".
13. دونت على صفحات العناوين للسجلات أرقام الحفظ التي رقمت بها فى أماكن الحفظ المختلفة، وخاصة أرقام حفظ السجلات فى الدفترخانة العمومية بالقلعة.
14. اشتملت صفحات العناوين على بيان إجمالي عدد أوراق كل سجل، مع توضيح مقدار عدد الأوراق التى تم التدوين فيها، وتلك التى تركت بيضاء بدون كتابة، وذلك بصيغ مختلفة منها:

"نمرة "
265 مكتوب
133 ابيض
398
"ورقة "ــــــــــــــــــــــمكتوب
34 ابيض
40
" ورقة "
ـــــــــــــــــــــ
عدد
19 مكتوب
31 ابيض
50
" ورقة "
100 جميعه مكتوب
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
-  المرحلة الرابعة : القيد والتدوين بالسجلات .
الأقلام المستخدمة في التدوين.
الحبر والرمل .
الخط.
كان للكتابة أبلغ الأثر عند جميع الأمم، وذلك لتميزها فى حفظ تراث الأمم السابقة فى دواوين العلم، إذ أن العبارة المكتوبة تلي العبارة المنطوقة فى الإفصاح عن الفكر، لذا وجب دراسة خطوط السجلات، ذلك لأن لكل عصر نهجاً خاصاً به في الخط ونظام كتابته، وهو ما يعنى به (علم الباليوجرافيا) أو (علم دراسة الخطوط القديمة)المستخدمة فى كتابة الوثائق والسجلات.