ضبط الوثائق الإدارية

يعتبر ضبط الوثائق الإدارية شرط أساس في جميع وظائف أو مهام حفظ الوثائق، ويشمل استخدام الوثائق وتخزينها وفرزها والتخلص منها.

والغرض من ضبط الوثائق Records Control هو تحديد وتنظيم الوثائق الإدارية، بحيث يمكن تخزينها والوصول إليها وصيانتها واسترجاعها للاستخدام بسهولة.

وتتم عملية الضبط من خلال معرفة الوظائف والأنشطة التي أدت إلى ظهور الوثيقة، وطبيعة وخصائص الوثيقة الإدارية ذاتها، والسياق الذي نشأت فيه.

وهناك مستويان لضبط الوثائق الإدارية هما: المستوى الأوّلي، والمستوى الثانوي:

أولاً: المستوى الأوّلي للضبط: هو مستوى السلسلة:
The primary level of control: Series level
ومستوى السلسلة هو المستوى الأساسي لترتيب الوثائق وضبطها، ويُعني ترتيب الملفات والسجلات الأخرى لمنظمة أو فرد، جُمعت معاً لتعلقها بنفس الوظيفة أو النشاط، أو وجود شكل مشترك أو بعض العلاقات الأخرى التي صاحبت إنشائها أو استلامها أو استخدامها.

ثانياً: المستوى الثانوي للضبط:
The secondary level of control
ويشمل (التسجيل أو التدوين - التصنيف - التكشيف - التتبع - التقييم والتخلُص).
١) التسجيل أو التدوين Registration: وذلك لتقديم الدليل على أن الوثيقة ثم إنشاؤها أو استلامها.
٢) التصنيف Classification: لتحديد أو تعيين المكان المادي والفكري المناسب للوثيقة ضمن نظام إدارة الوثائق الإدارية.
٣) التكشيف Indexing: لتسمية الوثائق حتى يتيسر استرجاعها عند البحث عنها.
٤) التتبع Tracking: وذلك لتوثيق الحركة المادية للوثائق الإدارية حتى تُعرف مواقعها في كل الأوقات أو الأزمان.
٥) التقييم (الفرز) والتخلُص (الاستبعاد) Appraisal & Disposal: لإتخاذ الإجراءات المناسبة تجاه الوثائق.
______________________________________________
المصدر
1- Roper, Michal & Griffin, Andrew: Organising and Controlling Current Records.- London: International Records Management Turst, 1999, PP. 28 - 34.